Factuur in Excel maken: Uitgebreid stappenplan

Auteur: Joost Nijland

De facturatie. Voor vele ondernemers een wekelijkse of maandelijkse verplichting die niet alleen tijd kost, maar ook de nodige nauwkeurigheid vereist. Van verschillende boekhoudprogramma’s tot het handmatig invoeren van de gemaakte uren, het kan een uitdagende klus zijn om alles correct en overzichtelijk te houden.

Maar ook de opmaak van de factuur is vaak een tijdrovende taak. Althans, zo lijkt het, want met de juiste sjablonen en Excel-functies kunt u het opmaken aanzienlijk versnellen. We vertellen er in dit artikel graag meer over. 

Waarom een factuur in Excel opstellen? 

Microsoft Excel is een praktische, gebruiksvriendelijke tool die uitstekend geschikt is om facturen op te stellen. Dankzij de mogelijkheid om statistieken, grafieken en draaitabellen te integreren, kunt u eventuele posten verduidelijken of visueel presenteren. Bovendien maakt Excel het eenvoudig om formules toe te passen, waardoor het berekenen van subtotalen, belastingen en totaalbedragen automatisch gebeurt. 

Ook kunt u in Excel uw facturen personaliseren door elementen zoals uw bedrijfslogo, kleurenschema’s en lettertypen toe te voegen, zodat de factuur volledig in lijn is met uw huisstijl. Of de huisstijl van de klant.

Een factuur in Excel maken? Voer deze stappen uit

Een factuur opstellen in Excel is niet moeilijk, maar vergt mogelijk wel wat tijd. Microsoft biedt doorgaans standaard sjablonen, waarin basisinformatie al is ingevuld. Denk hier vooral aan de standaard lay-out die wordt gebruikt voor facturen, waar onder meer uw contactgegevens en de gegevens van de klant staan. 

Echter, om ervoor te zorgen dat uw factuur ook echt aan uw specifieke behoeften voldoet, is het van belang om de volgende stappen te doorlopen:

1 – Pas het sjabloon aan naar uw huisstijl: Voor een professionele factuur is het aan te raden om het sjabloon te personaliseren zodat het volledig aansluit bij uw huisstijl. Denk aan het logo, de bedrijfskleuren en de lettertypen die u ook gebruikt op de website. Een consistente huisstijl in uw facturen zorgt voor professionaliteit en vertrouwen bij uw klanten. 

2 – Vermeld alle relevante informatie: Nu is het zaak dat de factuur ook volledig klopt met de vereisten en verwachtingen van zowel uw bedrijf als uw klant. Denk aan het BTW-nummer, het factuurnummer, de datum van facturering en de vervaldatum voor betaling. Maar ook eventuele kortingen of speciale aanbiedingen die van toepassing zijn, dienen vermeld te worden. 

3 – Omschrijf de producten of diensten duidelijk: Zorg ervoor dat u de geleverde producten of diensten helder en gedetailleerd beschrijft. Denk aan de productnaam, een korte beschrijving, de hoeveelheid, de eenheidsprijs en het totaalbedrag voor elk item. Zo zorgt u voor een transparante factuur. 

4 – Gebruik formules voor automatische berekeningen: Fouten in het berekenen van subtotalen, de belasting en natuurlijk het totaalbedrag wilt u natuurlijk voorkomen. Excel biedt formules die u kunt gebruiken om deze berekeningen automatisch uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan de SOM-functie of de BTW-berekening met de formule =HuidigeWaarde*BTW%. 

5 – Vergeet de betalingsvoorwaarden niet: Natuurlijk is het ook van belang dat de betalingsvoorwaarden duidelijk worden vermeld. Denk hierbij aan de termijn waarbinnen de betaling dient te worden gedaan en de acceptabele betaalmethoden.

Altijd een factuur met de juiste huisstijl en opmaak empower® Sheets

Met empower® Sheets maakt u het opstellen en aanpassen van facturen eenvoudiger, efficiënter en vooral consistenter. Het verschil met de templates van Microsoft zelf? empower® Sheets biedt geavanceerde functionaliteiten en meer flexibele sjablonen die zijn ontworpen om volledig te voldoen aan de identiteit van uw merk. 

empower® Sheets stroomlijnt het werken in Excel met sjablonen en met standaardinhoud die vanuit een gecentraliseerde bibliotheek kan worden geladen. Eindeloos tijd besparen wordt daarmee mogelijk, omdat u niet elke keer opnieuw het wiel hoeft uit te vinden. empower® Sheets biedt uniforme, aan de huisstijl aangepaste tools voor lettertype, kleur, cel-opmaak, tabellen en grafieken. Wel zo eenvoudig. 

Meer weten over onze MS Office oplossingen? 

empower® vereenvoudigt het gebruik van Microsoft Office door geavanceerde tools en functionaliteiten te bieden die uw productiviteit verhogen. Ook worden uw Office-documenten een stuk professioneler en herkenbaarder en kunt u een stuk sneller werken. Ook bij het opmaken van facturen. 

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden? Onze specialisten vertellen u graag meer over de verschillende voordelen en helpen u bij het implementeren van onze oplossingen in uw dagelijkse workflow. Direct starten? Ook dat is natuurlijk mogelijk!