Meer dan 3 miljoen mensen vertrouwen al op empower® om professionele Office-documenten te maken.
AI ja, maar alsjeblieft zonder valse beloften
Hoewel de verwachtingen van AI hooggespannen zijn, worden ze vaak niet ingelost door de huidige oplossingen. Gebruikers hebben daarom een intuïtieve en gestroomlijnde oplossing nodig die doet wat ze belooft.
De oplossing:
Maak het gemakkelijker om je merkrichtlijnen te volgen dan om ze te negeren.
empower® Brand Control integreert uw merkrichtlijnen naadloos in Microsoft 365, zodat sjablonen en ontwerpelementen altijd binnen handbereik zijn. Omdat alles automatisch wordt opgemaakt volgens uw huisstijl, kunnen gebruikers snel en eenvoudig presentaties en documenten maken die voldoen aan uw huisstijl, zonder tijd te verspillen aan het zoeken naar de juiste sjablonen of ontwerpelementen. Dit maakt brand compliance de snelste en handigste optie, die helpt inefficiënte gewoonten bij het maken van documenten te elimineren.
Merkconforme documenten maken is nog nooit zo eenvoudig en efficiënt geweest.
De empower®-sjabloonbibliotheek biedt direct toegang tot je merkactiva binnen PowerPoint, Word, Outlook Excel (online) voor Windows en macOS. Met deze kant-en-klare sjablonen kunnen gebruikers merkconforme documenten maken in aanzienlijk minder tijd. Hierdoor kunnen ze zich meer richten op wat het belangrijkst is: hun werk efficiënt gedaan krijgen.
Uw kleuren en lettertypen ingesloten in Microsoft Office
Kleur- en lettertypekiezers in Microsoft 365 zijn oncontroleerbaar. empower® brengt daar verandering in. De software geeft precies de kleur- en lettertypespecificaties uit je ontwerphandleiding weer. Gebruikers hoeven niets nieuws te leren. Ze gebruiken gewoon de vertrouwde functies en houden zich automatisch aan uw huisstijl.
Automatisch overtredingen van het bedrijfsontwerp vinden en corrigeren
Het gebruik van exotische kleuren, lettertypes, opsommingstekens en verouderde sjablonen vertrapt je huisstijl. De empower® Design Check vindt automatisch ontwerpovertredingen en corrigeert deze. Gebruikers houden zich moeiteloos aan het ontwerp en besparen de tijd die ze kwijt zouden zijn aan vervelende handmatige correcties. Een win-win situatie.
Eenvoudig presentaties converteren naar nieuwe ontwerpen
Meer dan 50% van alle presentaties wordt gemaakt met bestaande inhoud. Helaas nemen mensen vaak niet de tijd om de inhoud goed over te zetten naar het nieuwe ontwerp. Het gevolg is dat de oude branding vaak blijft voortleven. Met empower® kun je presentaties met één klik omzetten naar het nieuwste design. Geen andere software levert betere resultaten.
Vaarwel, wilde e-mailhandtekeningen!
Maak uniforme e-mailhandtekeningen voor het hele bedrijf of pas ze aan specifieke groepen aan en geef je merk professioneel weer. Gebruikers hoeven niets nieuws te leren. Een merkconforme handtekening verschijnt automatisch bij het opstellen van een nieuwe e-mail.
Dynamische sjablonen voor pure efficiëntie
empower® vult automatisch merkconforme Word-documenten en sjablonen voor e-mailhandtekeningen met de meest recente bedrijfsgegevens, locatie-informatie, profielgegevens, evenals de juiste bankrekeninginformatie, btw-ID, handelsregisternummer en de namen van het managementteam. Gebruikers hoeven geen extra stappen te ondernemen – het gebeurt allemaal automatisch.
Houd je merkstem op één lijn, elke keer weer.
Onze AI-assistent helpt je om een consistente merkstem te behouden in alle communicatie. Controleer en verbeter snel het taalgebruik om ervoor te zorgen dat elke e-mail, elk document en elke presentatie trouw blijft aan de toon van je bedrijf, waardoor het vertrouwen en de uniforme bedrijfsidentiteit op elk contactmoment worden versterkt.
Eenvoudig beheer van alle sjablonen
In empower® beheren afdelingen alle sjablonen zelf met slechts een paar klikken, zonder de IT-afdeling erbij te betrekken. Geautoriseerde gebruikers werken met Windows-standaard opdrachten op Office-standaard interfaces. Nieuwe PowerPoint-masters, Word-sjablonen, handtekeningen en alle ontwerpelementen zoals afbeeldingen, pictogrammen en meer kunnen direct beschikbaar worden gemaakt en zonder omwegen door alle gebruikers worden gebruikt. Het resultaat: het nieuwste ontwerp wordt altijd onmiddellijk geïmplementeerd.
Campagnebeheer voor e-mailhandtekeningen
Met empower® kunt u campagnes voor e-mailhandtekeningen rechtstreeks in Outlook maken en plannen. Met slechts een paar klikken kunt u banners toevoegen aan sjablonen voor e-mailhandtekeningen, de doelgroep instellen en de campagneduur specificeren. Opslaan en klaar – uw publiek ontvangt het gewenste bericht op het juiste moment. Wat moeten gebruikers hiervoor leren of doen? Helemaal niets!
Meerdere merken & designs? Geen probleem!
Als je verschillende ontwerpen hebt in je bedrijf en dus meerdere PowerPoint masters hebt, maar ook Word, Excel en e-mailhandtekening sjablonen, dan is empower® de juiste keuze voor jou. Je kunt specifieke sjablonen toewijzen aan verschillende afdelingen of groepen, en standaardsjablonen instellen als standaard en automatisch openen wanneer je de relevante Microsoft 365-toepassing start. Dit zorgt ervoor dat het maken van merkconforme documenten voor elk ontwerp eenvoudig en efficiënt is.
Geen administratieve rompslomp met de empower® Managed Service
Welke brand compliance software je ook kiest, je zult altijd je instellingen, sjablonen en ontwerpelementen moeten beheren die in de oplossing zijn opgenomen. Dit kan tijdrovend en stressvol zijn.
Daarom bieden we een Managed Service. Dit betekent dat we alle administratieve taken voor je afhandelen. Stuur gewoon een e-mail naar ons Managed Service-team met je verzoek en wij zorgen voor de rest. Zo kunt u zich richten op wat echt belangrijk voor u is.
Technische informatie
De software bestaat uit twee hoofdonderdelen.
1. Een lokale invoegtoepassing voor het Office-programma van de gebruiker: beschikbaar voor Windows online en Mac (met enkele beperkingen). De software wordt op de klassieke manier naar gebruikers gedistribueerd via een softwaredistributieplatform als een .msi- of .exe-pakket.
2. Een single tenant backend, gehost in de Microsoft Azure Cloud. Hier worden de sjablonen en de inhoud van de bibliotheek gehost.
empower is ISO 27001 gecertificeerd en garandeert maximale gegevensbeveiliging:
- Elke klant krijgt een aparte backend instance, gehost op Microsoft Azure. Wij verbinden uw Entra ID met deze instantie zodat alleen uw gebruikers toegang hebben.
- Wij synchroniseren uw Entra ID gebruikers (met ID, gebruikersnaam, groepslidmaatschap en eventuele andere velden voor e-mailhandtekeningen en dynamische Word-documenten).
- In de software hebben gebruikers toegang tot content, sjablonen en ontwerpelementen via een bibliotheek. Deze niet-kritische content is bedoeld om te delen met de buitenwereld.
- Voor elk opgeslagen element in de bibliotheek is het mogelijk om te traceren wie het document heeft gemaakt en voor het laatst heeft bewerkt.
- Wat lokaal kan plaatsvinden, vindt alleen lokaal plaats: De controle van het bedrijfsontwerp, de conversie van dia’s en de uitvoering van andere functies, zoals het automatisch aanmaken van een agenda, vinden plaats op de client. Hetzelfde geldt voor het vullen van e-mailhandtekeningen of dynamische Word-documenten.
empower® zorgt voor een correcte en flexibele licentiëring via geïntegreerde softwareactivering. Het activeringsproces verloopt als volgt:
- Elke client (PC) activeert zichzelf automatisch op de empower® activatieserver met gedefinieerde intervallen, bijvoorbeeld elke 30 dagen. Om een licentie te activeren moet er een actieve internetverbinding zijn.
- Een nieuwe licentie wordt na installatie geactiveerd als de gebruiker een tot dan toe onbekende Windows domeingebruiker is.
- Gebruikers kunnen met één licentie op meerdere apparaten werken. Als een client zichzelf na een bepaalde tijd niet opnieuw activeert, wordt de licentie teruggezet in de licentiepool en is deze weer beschikbaar. Dit betekent dat andere gebruikers de licentie kunnen overnemen als werknemers het bedrijf verlaten.
- Als alle licenties op zijn, krijgt de volgende client een melding dat er geen licenties meer beschikbaar zijn wanneer hij probeert te activeren. Neem in dit geval contact met ons op zodat we uw licentiequota kunnen verhogen.
- De empower® activeringsserver is bereikbaar op activate.empowersuite.com via poort 443. Zorg ervoor dat deze verbinding eventueel door een proxy of firewall wordt toegestaan.
Wil je Empower® in actie zien?
Klik gewoon door alle functies in onze interactieve producttour of bekijk de demonstratievideo (28 minuten).
Prijzen
De prijs voor empower® Brand Control is afhankelijk van het aantal licenties. Per persoon is één licentie nodig. Elke gebruiker kan de software op meerdere apparaten gebruiken. Er zijn geen extra kosten voor administratieve gebruikers.
De tabel hieronder geeft een voorbeeld van de prijzen. Neem voor een offerte op maat contact met ons op.
50
17.34€
100
500
1,000
2,500
5,000
10,000
De maandelijkse prijzen zijn afgerond op de tweede decimaal. Alle prijzen zijn niet-bindend en kunnen worden gewijzigd. Facturen worden jaarlijks vooraf opgesteld. Houd er rekening mee dat de eenmalige opstartkosten gewoonlijk tussen € 4.500 en € 16.000 liggen. Afhankelijk van de mate van extra ondersteuning die nodig is, kunnen er individuele inwerkpakketten worden aangeboden.
Ontdek de vele succesverhalen van onze klanten die hun PowerPoint-workflows revolutionair veranderden
Implementatie
Welkom bij de empower®-ervaring: naadloze implementatie en ingebruikname
- Je stuurt ons de vereiste documenten (PowerPoint-master, diasjablonen, afbeeldingen, pictogrammen, grafiekstijlen, Word- en handtekeningsjablonen). Wij controleren deze documenten op volledigheid en informeren u over de installatieperiode. In de regel varieert deze periode van 4 tot 6 weken, afhankelijk van de gewenste omvang van de installatie.
- Om u snel op weg te helpen, beginnen we met een basisaanpassing. Hierdoor kan empower® binnen een paar dagen worden geïnstalleerd en gebruikt. Om verdere installatieactiviteiten uit te voeren, hebben we een gastgebruikersaccount nodig in uw Entra ID, dat door uw IT-afdeling moet worden ingesteld.
- Zodra de installatie is voltooid, presenteren we uw empower® omgeving aan u en wordt er indien nodig een correctieronde uitgevoerd.
- U ontvangt van ons het voorbereide installatiepakket en bijbehorend technisch materiaal.
- Korte coördinatie over technische voorbereiding met uw IT-afdeling.
- Planning en uitnodiging van gebruikers voor online trainingssessies.
- Uw IT-afdeling distribueert de software via het softwaredistributieplatform van uw bedrijf. Wij bieden indien nodig technische ondersteuning.
- Gebruikers die de software ontvangen, moeten de online training bijwonen of de opgenomen sessies en meegeleverde begeleidende materialen bekijken.
- Meting van softwaregebruik via telemetriegegevens.
- Het plannen van afzonderlijke trainingssessies over afzonderlijke onderwerpen om maximale gebruikersacceptatie te garanderen.
- We ondersteunen u totdat aan uw verwachtingen van de software is voldaan.
Implementatieduur
De duur van de implementatie hangt af van het aantal oplossingen en de ondersteuning die je nodig hebt. Doorgaans duurt de implementatie maximaal 12 weken voor kleine tot middelgrote omgevingen met maximaal 1000 gebruikers en minimaal 12 weken voor grote omgevingen met meer dan 1000 gebruikers.
We bespreken graag de details, waaronder tijdlijnen, resources en eventuele unieke vereisten voor uw organisatie, om een soepele en succesvolle implementatie te garanderen. Neem gerust contact met ons op om deze details verder te bespreken.
Benodigde middelen
Zodra je een kader voor de bibliotheek hebt opgesteld en de dia’s, presentaties en documenten hebt voorbereid, kun je de gegevens direct uploaden en de uitrol starten.
Vereiste IT-betrokkenheid
Je IT-afdeling moet je Entra ID of Okta authenticatieprovider koppelen aan de empower Library in Azure. Hierna hoeft je IT-afdeling alleen de add-in te distribueren en het manifest voor de web add-in te uploaden.
Waarom empower®?
Bij het maken van documenten en presentaties in Microsoft 365 ligt de verantwoordelijkheid voor het naleven van de merkrichtlijnen in de handen van iedereen in uw bedrijf. Dit is uniek voor Microsoft Office. Tegelijkertijd is er bij het maken van documenten onder tijdsdruk een mismatch tussen functionele ontwerpvrijheid en gemiddelde ontwerpvaardigheden. Door het gebrek aan functionaliteit in Microsoft Office hebben bedrijven geen controle over het grootste deel van de output. empower® maakt het makkelijker voor gebruikers om zich aan de merkrichtlijnen te houden in plaats van ze te negeren. Het resultaat is dat elke presentatie, elk document en elke e-mail uw merk consequent versterkt en versterkt.
Veelgestelde vragen:
We hebben dit overzicht gemaakt om je alle informatie te geven die je nodig hebt over empower® zonder dat je contact hoeft op te nemen met ons verkoopteam.
Kunnen we ook onze eigen ontwerpmaterialen en sjablonen opnemen in de software tijdens de installatie?
Natuurlijk! Je kunt kiezen tussen jouw sjablonen en onze sjablonen en ontwerpelementen of kiezen voor een mix van beide.
Kan empower® ook worden gebruikt om de andere functies van Microsoft 365 te blokkeren, zodat gebruikers alleen kunnen werken met de CD-conforme functies van empower?
Nee, dat is niet mogelijk. Uit ervaring kunnen we deze aanpak ook niet aanbevelen. Het verwijderen van functies die gebruikers in uitzonderlijke situaties nodig zouden kunnen hebben, kan van hen tegenstanders van het project maken in plaats van voorstanders. Als je geïnteresseerd bent, kunnen we dit punt in meer detail met je bespreken.
Waar worden de bestanden in de empower® bibliotheek opgeslagen?
Standaard worden de gegevens opgeslagen in een Microsoft Azure Cloud die zich buiten jouw IT-infrastructuur bevindt. Deze opstelling is nieuw door ons opgezet en voldoet volledig aan de GDPR-regelgeving.
Wie kan de inhoud van de bibliotheek wijzigen en beheren?
Alleen personen met de juiste rechten kunnen de inhoud van de bibliotheek wijzigen en beheren. Deze rechten worden selectief toegekend om de groep gebruikers met uitgebreide rechten beheersbaar te houden en de orde in de bibliotheek te bewaren. We bieden graag begeleiding bij dit proces.
Kunnen de bestanden in de bibliotheek worden opgeslagen op onze SharePoint in plaats van in de Microsoft Azure Cloud?
Ja, u kunt ervoor kiezen om SharePoint Online te koppelen. Als u dat doet, verschijnen de presentaties, dia’s en documenten die in SharePoint zijn opgeslagen in de bibliotheek en kunnen ze gemakkelijk worden doorzocht.
In dit scenario hoeven uw gebruikers hun workflow niet te veranderen en kunnen ze SharePoint blijven gebruiken als hun bestandsopslagplaats. Om zoeken mogelijk te maken, maakt empower® een index van de bestanden, die wordt opgeslagen in empower’s Microsoft Azure Cloud. Als u liever alle gegevens onder uw controle houdt, kan uw IT-afdeling de “SharePoint indexer” op uw eigen servers hosten.
Hoe complex is de integratie van onze SharePoint Online met empower®?
SharePoint is een veelgebruikte bedrijfsoplossing met een complexe structuur, dus het is begrijpelijk dat uw IT-afdeling voorzichtig is met het goedkeuren van koppelingen met zo’n centrale bedrijfstool. Integratie met empower® vereist samenwerking met uw IT-team. Wij informeren hen vooraf en bieden professionele ondersteuning tijdens het hele proces. In de regel is de integratie voltooid na een paar vergaderingen, maar het tijdsbestek kan variëren afhankelijk van de complexiteit van uw SharePoint setup, uw technische vereisten en eventuele interne bedrijfsprocedures.
Wat is het proces voor het migreren van bestaande content naar de bibliotheek?
De empower® bibliotheek heeft een importfunctie waarmee je mappenstructuren (en de inhoud ervan) van je computer kunt importeren in de bibliotheek. Je kunt ook kiezen voor een verbinding met je SharePoint Online, zodat je bestanden die daar zijn opgeslagen direct kunt openen en gebruiken binnen PowerPoint, Word en Excel via de bibliotheek. Bovendien kun je gemakkelijk individuele presentaties aan de bibliotheek toevoegen met slechts een paar klikken via de opslagfuncties van Empower®.
Worden gebruikers na het bijwerken van contentdia's en diasjablonen in de bibliotheek op de hoogte gesteld van de update door middel van een updatebericht?
Voor dia’s die dienen als inhoudsmodules (d.w.z. waarvan de inhoud vooraf is gedefinieerd, zoals in een bedrijfspresentatie), ontvangen gebruikers updatemeldingen en kunnen ze deze direct accepteren. Deze actie vervangt de verouderde dia door de bijgewerkte versie uit de bibliotheek. Dit proces is echter niet van toepassing op diasjablonen zonder voorgedefinieerde inhoud. In dergelijke gevallen, als gebruikers hun eigen inhoud hebben toegevoegd aan de dia’s, zou de update de aangepaste inhoud vervangen door de lege sjabloon, wat mogelijk resulteert in het verlies van hun werk.
Kan Microsoft Copilot er niet voor zorgen dat we ons merk naleven, zodat we empower® Brand Control niet nodig hebben?
Er kunnen geen merkspecificaties worden opgeslagen in Microsoft Copilot. Copilot is in de eerste plaats een AI voor tekstcreatie. Teksten en dia’s zijn gebaseerd op de sjablonen die worden gebruikt in de betreffende Microsoft 365-toepassing. De visuele kwaliteit van het resultaat is afhankelijk van de kwaliteit van de sjabloon. Technische beperkingen in Microsoft 365 beperken de weergavemogelijkheden van Copilot, vooral voor complexe dia’s of gedetailleerde Word-opmaak. Bovendien kunnen diasjablonen en ontwerpelementen niet automatisch worden geïntegreerd en is er geen controle van het bedrijfsontwerp. Als je meer wilt weten, bekijk dan onze gedetailleerde Microsoft Copilot review.
Kosten beheerderslicenties extra?
We vinden het ongepast en onbegrijpelijk om extra kosten in rekening te brengen voor softwarebeheerrechten. Het spreekt voor zich dat de gebruikte software geconfigureerd kan worden zonder extra kosten. Daarom zijn er geen extra kosten voor het toekennen van beheerrechten. Deze rechten kunnen zo vaak worden toegewezen als nodig is voor een efficiënt beheer van de bibliotheek.
Hoe werken de e-mailhandtekeningen en dynamische Word-sjablonen?
Sjablonen voor e-mailhandtekeningen, die de algemene lay-out en plaatshouders voor gebruikersinformatie, logo’s en juridische gegevens bevatten, worden opgeslagen in de backend van de cloud. Op de client van de gebruiker wordt de informatie van de gekoppelde Entra ID vervolgens verrijkt met informatie over het bedrijf en wordt de daadwerkelijke handtekening voor de gebruiker ingevuld. De bedrijfsinformatie kan handmatig worden bijgehouden in empower of worden geïmporteerd uit een bestaand systeem.