Auteur: Jana Biermann & Joost Nijland
In de veeleisende zakelijke wereld van vandaag, waar betrouwbare en professionele merken van essentieel belang zijn, is het voor bedrijven onmisbaar om hun communicatie en branding consistent te houden. Dit vereist een uniforme vormgeving van alle interne en externe documenten, van e-mails en presentaties tot marketingmateriaal in overeenstemming met de communicatierichtlijnen. Maar hoe kunt u deze uitdaging effectief aanpakken als er in een bedrijf een verscheidenheid aan verschillende en verouderde templates in omloop is? Het antwoord ligt voor de hand: met behulp van een krachtig template management systeem!
Wat is een template management systeem?
Template Management Systemen (hierna TMS genoemd) worden beschouwd als het geheime wapen om het creëren, beheren en gebruiken van templates in bedrijven te optimaliseren. Ze bieden een centraal platform waarop alle templates van een bedrijf op één plaats kunnen worden opgeslagen, georganiseerd en beheerd.
Een krachtig TMS gaat echter verder dan alleen het opslaan van templates. Het stelt bedrijven in staat om hun templates moeiteloos aan te passen, te delen en altijd up-to-date te houden. Dit vergemakkelijkt de samenwerking tussen verschillende afdelingen en zorgt ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot de meest recente versies van de templates. Bovendien waarborgt een TMS strikte naleving van de richtlijnen voor het corporate design, door ervoor te zorgen dat alle documenten consistent zijn vormgegeven en de merkidentiteit van het bedrijf perfect weerspiegelen.
Waarom zijn template management systemen belangrijk?
- Vermindering van fouten: Het gebruik van templates vermindert het risico op fouten en inconsistenties in documenten aanzienlijk. Templates bevatten al gecontroleerde en goedgekeurde inhoud, waardoor de kans op spelfouten, verkeerde opmaak of ontbrekende informatie wordt geminimaliseerd. Dit leidt tot een verbetering van de kwaliteit van de gemaakte documenten en een vermindering van potentiële risico’s.
- Naleving en branding: Een TMS stelt bedrijven in staat om te voldoen aan nalevingsvereisten en om consistente branding richtlijnen te handhaven. Vooraf gedefinieerde templates zorgen ervoor dat zowel wettelijke voorschriften als interne branding-richtlijnen worden nageleefd om de visuele identiteit van een bedrijf te waarborgen, wat zorgt voor een uniforme en professionele merkpresentatie.
- Efficiënte samenwerking: Een TMS vergemakkelijkt aanzienlijk de samenwerking binnen teams. Door de centrale toegang van alle teamleden tot dezelfde templates, wordt samenwerken, informatie delen en gezamenlijke bewerking van documenten aanzienlijk eenvoudiger. Hierdoor blijven alle betrokkenen altijd op dezelfde pagina, en de tijdrovende zoektocht naar actuele templates komt te vervallen.
Voordelen van een Template Management System
Een TMS biedt bedrijven een scala aan voordelen, waaronder:
- Tijdsbesparing: Door het gebruik van een TMS kunnen medewerkers waardevolle tijd besparen, aangezien ze de inhoud niet telkens opnieuw hoeven te maken vanaf nul. Templates kunnen eenvoudig worden gevonden, geselecteerd en aangepast aan specifieke vereisten, waardoor het creatieproces wordt versneld en de algehele productiviteit wordt verhoogd.
- Merkconsistentie en professionaliteit: Een TMS zorgt ervoor dat alle inhoud overeenkomt met de merkidentiteit. Dit omvat het juiste logo, het juiste kleurenpalet, de juiste lettertypen en andere visuele elementen. Dit garandeert merkconsistentie en een professionele presentatie van het bedrijf. Bovendien bieden templates ook minder ontwerpgewende gebruikers de mogelijkheid om visueel aantrekkelijke documenten en presentaties te maken.
- Bewerkbaarheid: Met een TMS kunnen alle templates eenvoudig worden bijgewerkt om wijzigingen of updates in de merkidentiteit of bedrijfsrichtlijnen door te voeren. Hierdoor blijft alle inhoud altijd actueel en voldoet deze aan de actuele eisen.
- Verhoging van de efficiëntie: Een TMS bevordert efficiënte samenwerking en een naadloze workflow. Templates kunnen gezamenlijk worden gebruikt, zodat meerdere personen er tegelijkertijd aan kunnen werken. Omdat alle templates centraal worden beheerd en opgeslagen, wordt de frustrerende zoektocht naar de locatie van het gewenste template geëlimineerd. Door het automatiseren van goedkeuringsprocessen wordt de efficiëntie verder verbeterd en wordt overbodig werk vermeden.
Functies van een Template Management System
Een TMS biedt een uitgebreid scala aan essentiële functies die een efficiënte creatie, beheer en bijwerking van templates mogelijk maken. Hieronder volgen enkele van de belangrijkste functies:
- Flexibele template creatie: Een TMS stelt gebruikers in staat professionele templates te maken voor diverse doeleinden, zoals brieven, rapporten, presentaties, e-mails, facturen en nog veel meer. Ze bieden tools en functionaliteiten voor eenvoudige lay-out ontwerpen en de integratie van inhoud zoals tekst, afbeeldingen en tabellen.
- Eenvoudig templatebeheer: Een TMS zorgt voor een centraal en overzichtelijk beheer van templates.
- Versiebeheer en revisie: Een TMS ondersteunt versiebeheer van templates om wijzigingen bij te houden en verschillende versies te beheren. Dit biedt de handige mogelijkheid om eerdere versies te herstellen en aangebrachte wijzigingen te controleren. Hierdoor wordt gegarandeerd dat altijd de juiste versie van een template wordt gebruikt.
- Flexibiliteit in aanpassingen: Een TMS biedt gebruikers flexibele aanpassingsmogelijkheden aan hun individuele behoeften. Kleuren, lettertypen, logo’s en andere elementen kunnen eenvoudig worden gewijzigd, waardoor een eenvoudige personalisatie van templates voor diverse doeleinden mogelijk is.
- Centrale toegangscontrole: Een essentieel aspect van een TMS is de controle over de toegang tot templates. Beheerders kunnen bepalen wie toegang heeft tot specifieke templates en deze mag bewerken. Dit waarborgt consistent gebruik van templates, beschermt vertrouwelijke informatie en voorkomt ongewenste wijzigingen.
- Integratie met andere systemen: Een TMS kan worden geïntegreerd in andere systemen zoals Content Management Systemen (CMS) of Customer Relationship Management Systemen (CRM). Hierdoor kunnen templates naadloos worden geïntegreerd in de workflow en worden gekoppeld aan andere zakelijke processen. Onderbrekingen in processen en systeemveranderingen worden geminimaliseerd.
Tips voor selectie en implementatie
Bij de selectie en implementatie van een TMS zijn er enkele belangrijke aspecten die zorgvuldig moeten worden overwogen. Hier zijn enkele essentiële tips:
Definieer uw eisen: Begin met een grondige analyse van uw eisen. Welke specifieke functies en eigenschappen van een TMS heeft u nodig? Welk type templates wilt u beheren? Stel duidelijke doelen en criteria vast die het systeem moet vervullen.
Controleer de integratie met bestaande systemen: Controleer vooraf of de integratie van het TMS met uw bestaande CMS- of CRM-systemen soepel kan verlopen.
Let op gebruiksvriendelijkheid: Waardeer een gebruiksvriendelijke interface en een intuïtieve bediening van het systeem. Gebruikers moeten in staat zijn om templates eenvoudig te maken, te gebruiken, te bewerken en te beheren zonder uitgebreide training.
Overweeg ondersteuning en onderhoud: Onderzoek de aangeboden ondersteunings- en onderhoudsopties voor het TMS. Zorg ervoor dat u toegang hebt tot technische ondersteuning en dat regelmatige updates en bugfixes worden geleverd. Zorg ervoor dat taalbarrières bij trainingen of ondersteuningsverzoeken worden vermeden.
Overweeg kosten, licenties en hosting: Verduidelijk de kosten en licentiemodellen van het TMS. Onderzoek of het gaat om een eenmalige licentievergoeding of om terugkerende kosten. Beslis of het systeem in uw eigen cloud of in de cloud van de leverancier moet worden gehost. Vergelijk verschillende aanbieders en kies het systeem dat het beste aansluit bij uw behoeften en budget.
Voer tests en evaluaties uit: Voordat u voor een TMS kiest, moet u het uitgebreid testen. Download proefversies, maak voorbeeld templates en laat verschillende gebruikers het systeem uitproberen. Hierdoor krijgt u een beter beeld van de prestaties en gebruiksvriendelijkheid van het systeem en verhoogt u de acceptatie ervan door gebruikers.
Empower® Brand Control – Gegarandeerd een consistente merkidentiteit
De Empower® Brand Control Solution bevat zo’n TMS dat u helpt bij het maken en beheren van uw templates. Onze Microsoft Add-on zorgt niet alleen voor meer merkconformiteit in uw hele bedrijf, maar vermindert ook aanzienlijk de inspanning die uw medewerkers moeten leveren bij het implementeren en controleren van de huisstijl. Empower® Brand Control neemt deze taken voor u over.
Maar dat is nog niet alles: Empower® Brand Control stelt u ook in staat om alle e-mailhandtekeningen in uw bedrijf centraal te beheren, inclusief de juiste integratie van alle privacy-informatie. De perfecte aanvulling hierop is Empower® Content Enablement. Waarom?
Met deze oplossing kunt u documenten, templates en tekstblokken centraal beheren in de Empower®-bibliotheek.
Met de gebruiksvriendelijke, op Google lijkende zoekfunctie kunt u snel en eenvoudig de gewenste elementen vinden en deze met één klik in uw documenten invoegen, zonder de toepassing van Office te verlaten. Wijzigingen kunnen worden aangebracht in het oorspronkelijke bestand en in een handomdraai in de hele organisatie worden bijgewerkt. Bovendien kunt u individuele toegangsrechten toewijzen aan medewerkers om controle te houden over wie toegang heeft tot welke documenten.
Wilt u meer informatie over Empower® Brand Control? Aarzel niet om contact met ons op te nemen. Wij staan graag voor u klaar!