Succesvolle presentaties op afstand: techniek, inhoud en lichaamstaal

Auteur: Jana Biermann & Joost Nijland

In een steeds meer geglobaliseerde en digitaal verbonden wereld zijn presentaties op afstand een onmisbaar onderdeel geworden van het moderne zakenleven. Het effectief presenteren van informatie en ideeën op afstand is een cruciale vaardigheid. Ondanks de vele voordelen van presentaties op afstand, zoals flexibiliteit en kosteneffectiviteit, hebben veel mensen moeite om hun presentaties professioneel en boeiend te maken. In dit artikel spreken we onder meer over: 

• wat de voors en tegens van het presenteren op afstand 
• een aantal tips voor het streamen van presentaties op afstand 
• wat zijn de psychologische aspecten van het presenteren op afstand 
• hoe ga je professioneel om met technische problemen

Voors en tegens van presentaties op afstand 

Presentaties op afstand en presentaties op locatie hebben elk hun eigen voor- en nadelen.

De voordelen van een presentatie op afstand zijn onder andere:

• lagere reiskosten voor sprekers en deelnemers
• geen noodzaak voor het regelen van locaties en bijbehorende kosten zoals catering
• grotere reikwijdte door het ontbreken van geografische beperkingen: deelnemers vanuit elke plek ter wereld zijn in staat deel te nemen
• sprekers kunnen presenteren vanaf hun eigen voorkeurslocatie
• het is gemakkelijker om de presentatie op te nemen

Echter, er zijn ook enkele nadelen aan presentaties op afstand:

• de bent afhankelijk van stabiliteit van de internetverbindingen en van de correcte werking van je apparatuur
• technische problemen verstoren de presentatie enorm
• het medium biedt maar beperkte mogelijkheden voor spontane reacties
• het is nog moeilijk om in de ronde te discussieren
• deelnemers zijn sneller afgeleid (moeilijker om de aandacht vast te houden)
• het gemis van non-verbale communicatie is groot.

Tips voor het streamen van presentaties op afstand 

Technische voorbereiding 

De technische voorbereiding van presentaties op afstand is cruciaal voor jouw succes. Hou rekening met het volgende.

• Kies het juiste platform: Gebruik een betrouwbaar videoconferentieplatform, zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Meet, en zorg ervoor dat je vertrouwd bent met het platform en met alle functies die je wilt gebruiken (bijv. scherm delen, breakout rooms, chatfuncties).
  
• Technische apparatuur: Gebruik een krachtige computer of laptop met een stabiele internetverbinding. Investeer in een goede webcam en een hoogwaardige microfoon of headset. De ingebouwde camera en microfoon van een laptop zijn vaak niet voldoende. Zorg voor goede verlichting zodat je gezicht duidelijk zichtbaar is. Natuurlijk licht of een ringlamp kunnen hierbij helpen.
  
• Internetverbinding: Test je internetsnelheid om ervoor te zorgen dat deze voldoende is voor videostreaming. Een uploadsnelheid van minimaal 10 Mbps wordt aanbevolen.
  
• Technische check: Voer een technische check uit voor de presentatie om er zeker van te zijn dat alles werkt. Controleer je camera, microfoon, internetverbinding en presentatiesoftware. Geef een proefpresentatie, bij voorkeur met een andere persoon, om feedback te krijgen en technische problemen te identificeren. Heb een noodplan voor technische problemen, zoals het gebruik van een ander apparaat of een alternatieve internetverbinding.
  
• Presentatie-omgeving: Presenteer in een professionele en rustige omgeving. Gebruik virtuele achtergronden wanneer dit passend is en door het platform wordt ondersteund. Zorg ervoor dat je niet gestoord wordt tijdens de presentatie. Informeer je huisgenoten of familie over de geplande presentatie.

Ontwerp van de presentatie 

Het voorbereiden van content voor een presentatie op afstand vereist speciale aandacht om ervoor te zorgen dat de boodschap duidelijk, boeiend en effectief is.

• Bepaal je doel en doelgroep: Definieer het hoofddoel van je presentatie. Wat wil je dat mensen weten, voelen of doen na jouw presentatie? Begrijp je publiek. Welke kennis en verwachtingen hebben ze? Welke vragen zouden ze kunnen stellen?
  
• Plan je presentatie zorgvuldig: Begin met een korte introductie en een overzicht van het onderwerp. Betrek het publiek vanaf het begin met een interessante inleiding. Verdeel de kern van de presentatie in duidelijke en logische secties. Gebruik tussenkopjes en overgangen om de structuur te verduidelijken. Vat de belangrijkste punten samen en geef een duidelijke oproep tot actie of conclusie. Eindig met een sterke afsluiting. Gebruikt u PowerPoint? Lees dan deze blog om gemakkelijk een presentatie in elkaar te zetten met praktische sneltoetsen.
  
• Vereenvoudig het ontwerp en gebruik visuele hulpmiddelen: Gebruik duidelijke, makkelijk leesbare dia’s. Elke dia moet een hoofdpunt hebben, ondersteund door opsommingstekens, afbeeldingen of grafieken. Gebruik grafieken, infographics en afbeeldingen om complexe informatie te verduidelijken. Zorg ervoor dat ze niet te ingewikkeld zijn. Houd je aan het huisstijlontwerp van je onderneming zodat het allemaal een professionele uitstraling heeft.
  
• Integreer interactiviteit: Live peilingen en stemtools zullen de deelnemers betrekken en feedback verzamelen. Moedig deelnemers aan om de chat- of commentaarfunctie te gebruiken om vragen te stellen of opmerkingen te maken. Plan tijd in voor vragen en antwoorden. Dit bevordert interactie en participatie.
  
• Pas de inhoud aan het presentatieschema aan: Verdeel presentaties in kortere segmenten, aangezien de aandachtsspanne online korter is dan bij fysieke evenementen.

Tip van Empower: Volg de 10-20-30 regel: niet meer dan 10 dia’s, niet meer dan 20 minuten presentatietijd en gebruik minimaal lettergrootte 30.

Communicatie en het gebruik van lichaamstaal 

Pas je communicatie en lichaamstaal aan de specificaties van het virtuele format aan wanneer je op afstand presenteert.

• Spreek duidelijk en langzaam: Duidelijk en langzaam spreken helpt ervoor te zorgen dat iedereen je kan verstaan, vooral bij technische vertragingen. Gebruik bewuste pauzes om deelnemers de tijd te geven om te verwerken wat je zegt.
  
• Gebruik een levendige en actieve stem: Varieer de toonhoogte en het volume van je stem om eentonigheid te vermijden en interesse te wekken. Benadruk belangrijke punten om hun betekenis te onderstrepen.
  
• Houd het kort en bondig: Houd je boodschappen kort en to the point. Vermijd lange monologen. Vat regelmatig samen om ervoor te zorgen dat de belangrijkste punten duidelijk worden begrepen.
  
• Maak oogcontact: Kijk in de camera om de indruk van oogcontact te geven, niet naar het scherm. Plaats de camera op ooghoogte om een natuurlijke houding te behouden.
  
• Wees je bewust van je gebaren en gezichtsuitdrukkingen: Gebruik je handen en gebaren om je woorden te versterken en je betrokkenheid te tonen. Toon interesse en enthousiasme door je gezichtsuitdrukkingen, zelfs als alleen je bovenlichaam zichtbaar is.
  
• Rechte houding: Zit rechtop om professioneel en betrokken over te komen. Vermijd overmatige bewegingen of wiebelen in je stoel om afleiding te minimaliseren. Als het mogelijk is, sta tijdens de presentatie om meer energie en aanwezigheid te tonen.

Psychologische aspecten van presenteren op afstand 

Presentaties op afstand verschillen op veel manieren van traditionele presentaties op locatie en hebben unieke psychologische effecten die zowel de presentator als de deelnemers beïnvloeden. Het begrijpen hiervan kan je helpen om ze beter te beheersen of zelfs te counteren. Enkele van deze effecten zijn:

• Verminderde sociale aanwezigheid: Het gebrek aan non-verbale signalen kan interpersoonlijke communicatie moeilijker maken en het gevoel van sociale aanwezigheid verminderen. Deelnemers kunnen zich geïsoleerd voelen omdat ze niet fysiek samen zijn.
  
• Verhoogde cognitieve belasting: Deelnemers hebben de neiging om te multitasken tijdens een presentatie op afstand, wat de cognitieve belasting verhoogt en de verwerking van informatie kan verstoren. Technische problemen of het navigeren door verschillende softwaretools kunnen de cognitieve belasting verder verhogen.
  
• Verminderde aandachtsspanne: Deelnemers kunnen gemakkelijk worden afgeleid door externe factoren zoals e-mails, meldingen of huishoudelijke activiteiten. Langdurig naar een scherm kijken kan ook leiden tot vermoeidheid en verminderde aandacht.
  
• Anonimiteit en het effect op betrokkenheid: De anonimiteit die ontstaat door de camera uit te zetten of niet deel te nemen aan discussies, kan ervoor zorgen dat deelnemers zich minder verantwoordelijk voelen om actief deel te nemen. Sommige deelnemers voelen zich echter comfortabeler in een anonieme omgeving en stellen eerder vragen of maken opmerkingen.
  
• Verandering in zelfperceptie: Sommige presentatoren voelen zich ongemakkelijk of onzeker voor de camera, wat hun prestaties kan beïnvloeden. Constant zelfbewustzijn door de camera kan leiden tot verhoogde zelfkritiek en stress.

Professioneel omgaan met technische problemen 

Tijdens een presentatie op afstand is het belangrijk om technische problemen professioneel aan te pakken. Voer vooraf een technische check uit en doe eventueel een proefpresentatie voor je daadwerkelijke presentatie. Dit helpt veel problemen te voorkomen. Zorg ook voor een back-upplan of een noodpakket zodat je in het ergste geval de presentatie kunt voortzetten.

Als er technische problemen optreden, blijf dan vooral kalm. Als jij kalm blijft, blijven de deelnemers ook kalm. Informeer de deelnemers over het probleem en geef een schatting van de tijd die met het oplossen van de problemen gepaard zal gaan..

Probeer vervolgens zo snel mogelijk te achterhalen wat het probleem is. Sluit en herstart bijvoorbeeld de applicatie, schakel over naar een reserve-internetverbinding, of herstart je apparaat. Neem contact op met technische ondersteuning of je collega’s, indien beschikbaar, om het probleem op te lossen.

Het helpt vaak ook om je na de presentatie te verontschuldigen, zelfs als het probleem niet echt jouw schuld was. Stuur een e-mail met een samenvatting van de presentatie en de belangrijkste punten, samen met eventuele aanvullende materialen. Vraag de deelnemers om feedback over hoe zij de presentatie hebben ervaren en wat er verbeterd kan worden.

Moeiteloos boeiende presentaties maken, op afstand of lokaal 

Boeiende, merkconforme presentaties zijn een must, ongeacht de locatie. Het handmatig maken en verfraaien van presentaties verspilt veel tijd die beter elders besteed kan worden. Met empower® Chart Creation kun je tijdsverspilling elimineren en je efficiëntie maximaliseren bij het maken van presentaties dankzij kant-en-klare sjablonen in je huisstijl. Heb je vragen op basis van de bovenstaande informatie? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag.