We hebben het allemaal meegemaakt: de sjablonen van uw bedrijf zijn bijgewerkt of opnieuw ontworpen en nu moet u de nieuwe versies beschikbaar stellen aan alle medewerkers van het bedrijf. Of u moet uw eigen presentaties bijwerken om de inhoud of opmaak van de nieuwe sjablonen op te nemen. Vooral tijdens huisstijlwijzigingen of interne herstructurering, maar ook dagelijks, worden Office-sjablonen inconsistent gebruikt. Er is geen manier voor iemand om te verifiëren dat iedereen de meest up-to-date versie van documenten gebruikt. Het wordt nog verwarrender wanneer een fout in een sjabloon wordt ontdekt en toch weer een andere versie wordt verspreid.
Wat er kan gebeuren als u uw Office-sjablonen niet centraal beheert
Als u uw Office-sjablonen niet centraal beheert, zullen mensen hun eigen sjablonen gaan maken en deze gebruiken in hun dagelijkse werkzaamheden. Deze doe-het-zelf prototypes worden vaak lokaal opgeslagen en lange tijd gebruikt. Als u bijgewerkte versies van uw sjablonen verspreid zonder centrale controle, is er geen garantie dat iedereen zijn eigen verzameling sjablonen zal aanpassen of vervangen.
Zelfs de beste tips voor PowerPoint-sjablonen helpen niet als de inhoud niet klopt. Zo wordt desinformatie doorgegeven aan uw klanten. Bijvoorbeeld, inflatie heeft invloed op prijzen bij de meeste bedrijven. Als verouderde prijzen aan uw klanten worden verstrekt, veroorzaakt dit verwarring en schaadt het aanzienlijk uw merk als u de prijzen moet corrigeren nadat uw klanten al een lagere prijs hebben gekregen.
Fouten in bedrijfsgegevens, in uw briefhoofd of in uw e-mailhandtekening kunnen betekenen dat reacties niet bij de juiste personen terechtkomen. Onjuiste IBAN-nummers op facturen betekenen dat u geen betalingen ontvangt. En hoe zit het met aansprakelijkheid als wettelijk vereiste gegevens onjuist of helemaal ontbreken?
Uw merk lijdt als de communicatie van uw bedrijf niet visueel consistent is. Dit kan zich manifesteren door verschillende lettertypen, kleuren of logo’s. Gebrek aan of inconsistente naleving van de huisstijl maakt een bedrijf onprofessioneel en chaotisch. In een afzonderlijk artikel vatten we voor u samen hoe u consistent corporate design in Office kunt bereiken.
Voordelen van centraal sjabloonbeheer in het hele bedrijf
U kunt al deze risico’s tegengaan door centraal sjabloonbeheer. Voordelen van gecentraliseerd beheer zijn onder andere:
Extern: up-to-date uniformiteit
- Uw verkoopteam werkt altijd met de nieuwste presentaties en kan deze gebruiken voor hun verkooppresentaties.
- Dankzij sjablonen die voldoen aan de huisstijl volgen al uw documenten het bedrijfsontwerp.
- Klanten ontvangen altijd correcte gegevens in correspondentie of offertebrieven. Als er iets verandert, kan het sjabloon bedrijfsbreed worden aangepast, in alle bestaande documenten op basis van het sjabloon, met slechts een paar klikken.
- Het resultaat: een sterk merk met een homogene uitstraling.
Intern: minder inspanning
- Met sjablonen die voldoen aan de huisstijl hoeven mensen geen tijd meer te besteden aan het opmaken van hun documenten.
- Geen tijdrovende zoektochten meer om het huidige document of sjabloon te vinden, waardoor nog meer tijd wordt bespaard en ieders zenuwen worden gespaard.
- Automatische distributie van updates elimineert de noodzaak van handmatige updates.
Wij maken bedrijfsbreed beheer van uw Office-sjablonen zo eenvoudig als maar kan!
Wij bij empower® zijn Office-experts. We hebben veel tijd besteed aan onderzoek naar de ideale oplossing voor sjabloonbeheer.
De empower® Library integreert naadloos met Microsoft Office 365 en de workflows van elke gebruiker. Het biedt directe toegang tot alle PowerPoint-, Word- en Excel-sjablonen.
Wanneer gebruikers een bestaand bestand openen, controleert empower® of de inhoud nog steeds up-to-date is. Als dat niet het geval is, wordt de meest actuele inhoud automatisch beschikbaar gesteld.
Voor u en uw werknemers behoren tijdrovende zoektochten naar herbruikbare inhoud tot het verleden. empower® indexeert de locaties waar MS Office-documenten zijn opgeslagen. Alle Office-sjablonen zijn in een oogwenk te vinden.
De empower® Library maakt het ook eenvoudig om nieuwe sjablonen te delen met uw teamleden of in de hele organisatie.
Blijf up-to-date met sjablonen in de hele organisatie met slechts 3 klikken!
Met de empower® Library kunt u bedrijfsbreed inhoud afdwingen. Wanneer u een sjabloon bijwerkt, worden ook alle documenten bijgewerkt die op basis van dat sjabloon zijn gemaakt! Zo eenvoudig werkt het:
Op het empower® tabblad vindt u het pictogram “Bibliotheek”. Klik op de knop “Opslaan” naast het pictogram.
Nu kunt u beslissen of u de volledige presentatie, de diaoverzichtsweergave, of de afzonderlijke dia wilt opslaan of bijwerken.
Ten slotte kiest u hoe u de update wilt uitvoeren. Als u “Update delen” selecteert, worden gebruikers alleen op de hoogte gebracht van de update. Als u “Forceer update” selecteert, worden alle documenten waarin dit sjabloon al is gebruikt, automatisch bijgewerkt zonder verdere actie van gebruikers.
U kunt er zeker van zijn dat al uw dia’s altijd up-to-date zijn en dat er geen verouderde documenten worden gebruikt.
Wat zijn de andere voordelen van de empower® Content Enablement-oplossing?
Naast eenvoudig sjabloonbeheer biedt onze Content Enablement-oplossing de mogelijkheid om bestaande toepassingen zoals DAM, PIM en SharePoint te integreren. U kunt een geünificeerd systeem creëren en rechtstreeks vanuit Microsoft Office toegang krijgen tot al uw inhoud zonder van platform te veranderen.
Een andere handige functie van de empower® Library is beveiliging met bewerkingsrechten. U beslist wie sjablonen kan wijzigen, wie beheerdersrechten heeft, wie toegang heeft tot uw sjablonen en wie ze helemaal niet mag lezen. Dus naast het beheren van sjablonen verhoogt u uw interne beveiligingsnormen en maakt u inhoud alleen beschikbaar voor mensen die er toegang toe mogen hebben.
Lees meer over sjabloonbeheer met empower® en neem contact met ons op als u vragen heeft! Onze experts kijken ernaar uit om de perfecte oplossing voor sjabloonbeheer voor uw bedrijf te vinden.