Oude sjablonen in MS Office, vervangen of niet?

Auteur: Joost Nijland

Bewezen, waardevol, maar tegelijkertijd ook nadelig. Omdat het nog werkt, of omdat vervanging prijzig is, blijf je vaak te lang doorwerken met verouderde software. Dat dit de efficiency en de flexibiliteit niet ten goede komt realiseert men zich vaak, maar men blijft toch de bestaande software gebruiken. 

Oude software in MS Office brengt risico’s met zich mee: 

Een belangrijke categorie van zelfgemaakte oplossingen zijn de sjablonen in Microsoft Office. 

Zelf ontwikkelde sjablonen op basis van Visual Basic zien we nog vaak in vele bedrijven. Kent u ze? Door middel van scripts voegen deze sjablonen locatie- en profielgegevens in en worden tekstblokken automatisch in de juiste volgorde geplaatst zonder dat er nog veel handwerk bij komt kijken. Vergelijkbare macro’s zien we ook vaak als software voor het invoegen van e-mailhandtekeningen.

Hoewel macro’s zeker de efficiëntie van werkprocessen kunnen verbeteren, brengen ze ook een reeks nadelen en risico’s met zich mee waardoor een kritische overweging zo nu en dan op zijn plaats is: 

• Beveiligingsrisico: Macro’s kunnen schadelijke code bevatten die virussen, malware of andere kwaadwillige operaties kan activeren. Het openen van een onbekend document met zo’n macro kan de computer en vitale informatie infecteren.
  
• Vertrouwelijkheid: Macro’s kunnen gevoelige gegevens van gebruikers uit een document verzamelen en zonder hun medeweten naar derden verzenden. Dit kan leiden tot datalekken en vertrouwelijkheidsissues.
  
• Compatibiliteitsproblemen: Macro’s zijn vaak gekoppeld aan specifieke versies van Office-toepassingen en kunnen alleen worden uitgevoerd binnen de versie waarin ze zijn ontwikkeld. Dit maakt het migreren van macro’s naar verschillende systemen en toepassingen vaak lastig.
  
• Onderhoudsgevoelig: Macro’s vereisen onderhoud, vooral wanneer de vereisten veranderen of wanneer MS Office wordt bijgewerkt. Ze moeten opnieuw worden geprogrammeerd om compatibel te blijven met nieuwe versies van Office-software.
  
• Problemen oplossen en debuggen: Het vinden en oplossen van fouten in macro’s is tijdrovend en uitdagend. Een kleine fout in de code kan leiden tot onverwachte problemen en zelfs tot het niet functioneren van de complete toepassing.
  
• Ongewenste afhankelijkheid: Het maken van complexe macro’s vereist meestal programmeervaardigheden of op zijn minst basiskennis van scripttalen. Dit kan leiden tot afhankelijkheid van technisch vaardige werknemers en problemen veroorzaken wanneer zij het bedrijf verlaten.

Het goede nieuws: Er zijn innovatieve oplossingen voor het beheer van sjablonen in Microsoft Office, zoals empower®, die naadloos integreren met andere systemen, die regelmatig worden bijgewerkt en die de efficiëntie voor gebruikers verhogen.

Migreren is vooral goed organiseren! 

Zodra de beslissing is genomen om zelfgemaakte oplossingen te vervangen door een systeem als empower® en de doelen en de vereisten zijn helder, dan is het cruciaal om een migratiestrategie te ontwikkelen.

Een dergelijke upgrade vereist projectmanagementvaardigheden en nauwe samenwerking tussen IT en de afdelingen binnen de organisatie die de software dagelijks gebruiken.

1 – Welke migratiestrategie kies je?

Er zijn verschillende benaderingen om het vervangen van zelfgemaakte sjablinen zo soepel mogelijk te laten verlopen. 

1. Geleidelijke vervanging: Bij deze benadering worden nieuwe softwarecomponenten geleidelijk geinstalleerd terwijl het oude systeem langzaam wordt uitgefaseerd. Deze methode maakt continue functionaliteitstesten mogelijk en biedt flexibiliteit als er onverwachte andere vereisten of situaties ontstaan. De zakelijke impact van iedere verandering kan worden geëvalueerd om een naadloze integratie in het IT-landschap te waarborgen.
   Nadeel: deze aanpak vergt tijd en organisatorische inspanning, omdat het oude systeem mogelijk niet flexibel genoeg is voor een soepele vervanging.
   
2. Tijdelijk parallel draaien: Een populaire strategie is om beide systemen tijdelijk parallel te laten draaien. Hoewel dit vereist dat beide systemen tegelijk worden onderhouden, biedt het directe vergelijkingen en een fallback-optie. Medewerkers kunnen langzaam wennen aan het nieuwe systeem en de bijbehorende workflows. Hoe korter de parallelle operatie, hoe beter. Zodra het nieuwe systeem volledig is geïmplementeerd, kan het oude systeem worden uitgeschakeld.Een mogelijk nadeel is wel het gebrek aan acceptatie door eindgebruikers als mensen blijven vasthouden aan de oude software omdat ze eraan gewend zijn en geen moeite willen doen om te veranderen.
   
3. Onmiddellijke vervanging: Bij deze benadering vervangt het nieuwe systeem het oude in één stap zonder overgangsfase. Deze methode is uiterst efficiënt, maar ook riskant. Het vereist een strakke planning, uitgebreide testen en een goede voorbereiding. 

2 – Gegevensmigratie 

Gegevensmigratie moet zorgvuldig worden gepland, voorbereid en uitgevoerd. Een uitgebreide analyse van de gegevens is namelijk vereist om een soepele migratie naar het nieuwe systeem te kunnen garanderen. Het doel is om gegevens en inhoud zo voor te bereiden dat ze optimaal kunnen worden gebruikt in de nieuwe toepassingen. Denk aan het structureren, opschonen transformeren en samenvoegen van gegevens uit verschillende bronnen in de nieuwe omgeving.

3 – Rechten en mogelijkheden

Vooral in grote bedrijven met veel dochterondernemingen zijn vaak meerdere huisstijlen actief die vanuit dezelfde omgeving gebruiksvriendelijk moeten worden aangeboden.Alle medewerkers moeten gemakkelijk toegang hebben tot hun sjablonen en tot de informatie van hun afdeling of bedrijf, terwijl tegelijkertijd de gegevens van andere bedrijfsonderdelen voor hen niet toegankelijk mogen zijn. Het inrichten van de rechter van het nieuwe systeem is bepalend voor de prettige werking ervan.

4 – Training en ondersteuning

Afhankelijk van de omvang van de organisatie wordt er een train-the-trainer-programma opgesteld of worden complete gebruikersgroepen via een online training met de software vertrouwd gemaakt. Het is essentieel voor een goede acceptatie van de software dat mensen weten hoe het werkt en waar ze hun vertrouwde gegevens kunnen terugvinden. 

Ten slotte

Het loont om zelfgemaakte oude sjablonen te vervangen. Ook als de initiële inspanning en kosten aanzienlijk zijn. Moderne en veilige technologieën levert op de lange termijn voordelen op. Op het gebied van schaalbaarheid, prestaties, efficiëntie, compatibiliteit en gebruiksvriendelijkheid.

Met zorgvuldige planning en een goede voorbereiding, in combinatie met de betrokkenheid van personen en afdelingen, kan de migratie verantwoord worden georganiseerd en krijgen de medewerkers tools waarmee ze werkelijk het verschil kunnen maken. Heb je vragen op basis van de bovenstaande informatie? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag.