Auteur: Jana Biermann
Metadata speelt een cruciale rol in documentbeheer. Waarom dat zo is, lichten we toe in deze blog.
Documentbeheer is het beheren en organiseren van documenten binnen een organisatie. Het omvat het creëren, opslaan, verwerken, zoeken en distribueren van documenten in digitale of fysieke vorm. Het primaire doel van documentbeheer is het vergemakkelijken van toegang tot documenten, het naleven van wettelijke voorschriften en het stroomlijnen van documentprocessen. Dit heeft een positieve invloed op efficiëntie en productiviteit.
Wat is Metadata?
Metadata zijn gegevens over gegevens. Ze biedt context en aanvullende beschrijvingen om de betekenis, structuur en het gebruik van de gegevens te begrijpen en te organiseren. Metadata komt in verschillende contexten voor, zoals in documenten, bestanden, digitale media, databases en andere informatiebronnen. Er zijn verschillende soorten metadata:
Soorten Metadata
- Beschrijvende metadata geeft informatie over de inhoud of aard van de gegevens (bijvoorbeeld titel, auteur, aanmaakdatum).
- Structurele metadata beschrijft de relaties tussen verschillende delen van een dataset of document (bijvoorbeeld links tussen verschillende webpagina’s in een website-directory).
- Administratieve metadata is bedoeld voor het beheer van gegevens en bronnen (bijv. bestandsgrootte, bestandsformaat, toegangsrechten).
- Technische metadata bevat informatie over technische aspecten van gegevens of bronnen (bijv. resolutie, kleurdiepte, bitrate).
- Rechten-gerelateerde metadata bevat informatie over auteurs- en gebruiksrechten van de gegevens (bijvoorbeeld auteursrechthouder, licentietype).
De Rol van Metadata in Documentbeheer
Metadata is vooral in documentbeheer essentieel voor de efficiënte organisatie, zoekopdrachten en het beheer van documenten. Belangrijke voordelen van metadata in deze context zijn:
Metadata zorgt voor de unieke identificatie en classificatie van documenten. Ze kan beschrijvende of administratieve metadata bevatten, wat ervoor zorgt dat documenten makkelijk te vinden en correct te classificeren zijn.
Metadata kan informatie bevatten over de versies van een document, wat cruciaal is om ervoor te zorgen dat gebruikers altijd toegang hebben tot de meest recente versie. Dit is vooral belangrijk in werkomgevingen waar meerdere personen aan een document werken.
Rechten-gerelateerde metadata kan informatie bevatten over de toegangscontrole en beveiliging van documenten.
Metadata kan in documentbeheersystemen worden gebruikt om workflows te sturen en geautomatiseerde processen te activeren. Bijvoorbeeld, een specifiek metadata-veld kan het startpunt van een goedkeuringsproces signaleren.
Metadata is ook belangrijk voor de traceerbaarheid en naleving van documenten. Ze maakt het mogelijk om wijzigingen na te gaan, verantwoordelijken te identificeren en te voldoen aan regelgeving en richtlijnen.
Metadata kan ook informatie bevatten over de lange termijn archivering van documenten om te verzekeren dat ze ook in de toekomst leesbaar en toegankelijk blijven.
Tips voor Effectief Gebruik van Metadata in Documentbeheer
Om metadata effectief te gebruiken, moeten duidelijke standaarden voor vastlegging en gebruik worden vastgesteld. Dit omvat uniforme benaming en formattering van metadata. Train uw medewerkers in de juiste vastlegging van metadata. Waar mogelijk moeten geautomatiseerde methoden voor het vastleggen van metadata worden gebruikt. Denk ook aan de privacy en beveiliging van uw metadata: sommige metadata kan gevoelige informatie bevatten die adequaat beschermd moet worden.
Als u een documentbeheersysteem gebruikt, integreer het dan met andere applicaties in uw organisatie om een naadloze uitwisseling van metadata tussen verschillende systemen mogelijk te maken.
Uitdagingen
Het gebruik van metadata in documentbeheer biedt veel voordelen, maar brengt ook enkele uitdagingen met zich mee. Enkele van de meest voorkomende uitdagingen zijn:
Datakwaliteit: De kwaliteit van de metadata is cruciaal. Onvolledige of onjuiste metadata kann het zoeken naar de toegang tot documenten aanzienlijk bemoeilijken.
Privacy en beveiliging: Sommige metadata kan vertrouwelijke informatie bevatten. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat metadata adequaat beschermd is en alleen door geautoriseerde personen kunnen worden ingezien.
Integratie van bestaande systemen: Als u al beschikt over documentbeheersystemen of legacy-systemen, kan het integreren van metadata in deze systemen een uitdaging zijn.
Consistentie en nauwkeurigheid: Er moet voor gezorgd worden dat metadata consequent en correct wordt ingevoerd. Medewerkers moeten worden getraind om metadata correct toe te wijzen en hun betekenis te begrijpen. Anders kunnen er inconsistenties en fouten optreden.
Onderhoud van Metadata: Metadata moet worden bijgewerkt, vooral wanneer informatie verandert. Dit vereist continue monitoring en onderhoud om ervoor te zorgen dat de metadata actueel blijft.
Overbelasting door metadata: Te veel metadata-velden kunnen overweldigend zijn en de gebruiksvriendelijkheid aantasten. Het is belangrijk om alleen de meest relevante metadata vast te leggen en ervoor te zorgen dat ze een duidelijk voordeel biedt.
Tijdsinvestering: Het handmatig vastleggen van metadata kan tijdrovend zijn en medewerkers afleiden van andere belangrijke taken. Het automatiseren van de metadata-vastlegging, waar mogelijk, kan deze inspanning verminderen.
Documentbeheer in Microsoft Office met empower®
Vaak worden documenten, ondanks aanwezige metadata, niet of niet snel genoeg gevonden. En als men denkt het gezochte document gevonden te hebben, is het niet in de huidige versie beschikbaar. Dat heeft gevolgen!
Het zoeken naar de juiste inhoud is vaak te tijdrovend, zelfs als metadata efficiënt worden gebruikt. Terwijl medewerkers tijd verspillen met het doorzoeken van een jungle aan inhoud, creëren ze geen meerwaarde voor het bedrijf. In het ergste geval merken ze niet eens dat ze verouderde inhoud gebruiken. Het risico om onjuiste informatie te verspreiden en daarmee schade te veroorzaken, is groot.
De oplossing: empower® Content Enablement voor Microsoft Office. Na succesvolle implementatie heeft u toegang tot een centrale bibliotheek direct in de Office-applicaties. Daar kunt u al uw inhoud zoals sjablonen voor dia’s, afbeeldingen en iconen, evenals kant-en-klare presentaties en documenten opslaan, bewerken, delen en zoeken. Met de Google-achtige zoekfunctie, die alle inhoud van uw bibliotheek inclusief notities, metadata en gekoppelde Excel-tabellen en -diagrammen doorzoekt, kunt u in enkele seconden toegang krijgen tot de gewenste inhoud – altijd in de huidige versie. Internationale bedrijven kunnen in de empower® bibliotheek dia’s in meerdere talen beheren. Met één klik kunt u wisselen tussen de verschillende taalversies.
We vertellen u graag meer over onze oplossingen. Neem hiervoor gerust contact met ons op!