Komt het volgende u bekend voor?:
Wilt u al uw Word-sjablonen en documenten centraal beheren met een Word-add-in en deze over de hele onderneming verspreiden? Maakt uw bedrijf veel Word-sjablonen die zorgen voor een consistente bedrijfsidentiteit en actuele juridische informatie? Wanneer informatie zoals adressen, directieleden of bankgegevens verandert, wordt het bijwerken een tijdrovende en arbeidsintensieve taak. Bovendien gebruiken mensen vaak verouderde of onjuiste sjablonen.
In dit artikel introduceren we empower® Docs – de extensie voor Microsoft Word die u helpt om de bovenstaande uitdagingen aan te pakken. We laten onder andere zien hoe een dynamisch Word-sjabloon een einde maakt aan sjabloonchaos, evenals een sjabloonbibliotheek die geïntegreerd is in Word. Ontdek hoe u en uw collega’s Word-sjablonen, documenten, contentmodules, afbeeldingen en juridische informatie consistent kunnen beheren binnen uw organisatie.
Centraal en foutloos beheer van Word-sjablonen! De Word-add-in empower® Docs
Onderstaand benoemen we de empower® Docs-functies:
- Voorbeeld: briefsjabloon in Word
- Breng orde in de sjabloonchaos met een dynamisch sjabloon
- Juridische informatie is altijd up-to-date en correct
- Een centrale empower® Library voor het optimaal organiseren en aanbieden van Word-sjablonen binnen uw organisatie.
Met de Word-add-in empower® Docs kunt u ervoor zorgen dat uw Word-sjablonen altijd up-to-date zijn in de hele organisatie. Omdat u de sjablonen centraal kunt beheren met empower®, zult u nooit meer achteraf ontdekken dat bijvoorbeeld een voetnoot verouderde informatie bevat.
empower® Docs bevat een bibliotheek die geïntegreerd is in Word, waarmee alle medewerkers directe toegang hebben tot alle sjablonen en documenten. De bibliotheek biedt sjablonen met juridische informatie, tekstmodules en andere inhoud rechtstreeks in Word. Hierdoor hoeft u niet meer te zoeken naar oude documenten en herbruikbare inhoud, en elimineert het één van de grootste productiviteitsvijanden in Word.
Een zoekfunctie vergelijkbaar met die van Google, stelt u in staat om alle inhoud in uw bibliotheek te doorzoeken. Selecteer en combineer items uit de empower® Docs-bibliotheek om aangepaste voorstellen, contracten, rapporten en elk type Word-document te maken. Ontvang meldingen wanneer een nieuwere versie beschikbaar is.
Voorbeeld: briefsjabloon in Word
Als u een briefsjabloon uit de empower®-bibliotheek selecteert, wordt er een nieuw document gemaakt op basis van dat sjabloon. Briefhoofd en juridische informatie worden automatisch ingevuld met uw gegevens. empower® Docs koppelt aan directoryservices (bijv. Active Directory, Azure AD en meer), zodat gegevens niet hoeven te worden gedupliceerd in empower®. Die automatisch opgehaalde gegevens kunnen worden beheerd en bijgewerkt in empower® Docs als de gegevens in de directoryservice niet up-to-date/correct/volledig zijn.
Breng orde in sjabloonchaos met een dynamisch sjabloon
In empower® Docs kunt u uw bestaande sjablonen vervangen door dynamische sjablonen die automatisch worden aangepast aan al uw vereiste informatie (naam, locatie, functie, juridische informatie). Hiermee komt er een einde aan het tijdrovende zoeken naar het juiste Word-sjabloon, wat tijd bespaart en, bovenal, zenuwen. U hoeft niet langer een afzonderlijk sjabloon te maken en te onderhouden voor elke juridische vorm, locatie, enzovoort.
Alle gegevens worden opgeslagen in een dynamisch gegevensmodel in empower® (eenvoudig uitbreidbaar indien nodig). Die gegevens kunnen ook automatisch worden opgehaald uit andere systemen (bijv. een directoryservice zoals Active Directory). empower® Docs voegt automatisch de juiste informatie op de juiste plaats in bij het maken van een nieuw document op basis van een sjabloon.
Juridische informatie is altijd up-to-date en correct
Een dynamisch Word-sjabloon zorgt voor juridische naleving van uw Word-documenten. Juridische informatie in uw documenten moet altijd up-to-date en consistent blijven in de hele organisatie. Met empower® wordt alle belangrijke informatie centraal ingevoerd en kan deze met één klik worden bijgewerkt in elk Word-sjabloon in de hele onderneming. Voor bestaande documenten, gemaakt met empower® Docs, wordt bij het openen een update aangeboden, zodat bijgewerkte informatie met één klik kan worden ingevoegd. empower® Docs voorkomt het gebruik van Word-bestanden met verouderde, onjuiste inhoud, terwijl historische nauwkeurigheid behouden blijft voor gesloten/gearchiveerde documenten.
Een centrale empower®-bibliotheek houdt Word-sjablonen nog meer georganiseerd
Een ander voordeel van de empower® Docs Word-add-in is de geïntegreerde sjabloonbibliotheek. Naast dynamische Word-sjablonen kunnen tekstblokken, afbeeldingen of andere veelgebruikte elementen worden opgeslagen in de empower®-bibliotheek, rechtstreeks geïntegreerd in Word. Volgens onze gebruikers bespaart de empower®-bibliotheek veel tijd bij de dagelijkse creatie van Word-documenten.