Auteur: Moyofade Ipadeola
Kunstmatige intelligentie (AI) is momenteel een veelbesproken onderwerp in de media. Maar wat schuilt er echt achter en hoe zien de praktische toepassingsgebieden eruit in de dagelijkse bedrijfsvoering? Denk aan document automatisering. Er heerst nog veel onzekerheid op dit gebied. Goed dus dat u hier bent om te ontdekken wat de hype rond AI-document automatisering inhoudt.
AI verandert het hele bedrijfslandschap, en documentautomatisering staat hierbij voorop. Voorspellingen geven aan dat de AI-markt tegen 2027 een omvang van 407 miljard dollar zal bereiken! Geen wonder dus dat iedereen op deze trein springt.
Wat houdt AI-document automatisering in en hoe beïnvloedt het uw bedrijf? Om AI te demystificeren en u een onderbouwd perspectief te bieden op documentautomatisering door AI, volgen hier zes belangrijke basisinformatie punten.
1- Kunstmatige intelligentie is niet zo complex als het lijkt
Ja, vaak is gesuggereerd dat AI een abstracte, ingewikkelde wetenschap is die de wereld zou veroveren en de mens overbodig zou maken. We zijn blij u te kunnen vertellen: dat is niet zo.
Kunstmatige intelligentie betekent dat machines of computers taken overnemen die normaal door mensen worden uitgevoerd. Het is een manier om mensen te ontlasten van zoveel mogelijk repetitieve en monotone taken, zodat ze andere taken kunnen overnemen die geen computer kan doen. Klinkt ingewikkeld? Wij denken van niet.
2- AI document automatisering vereenvoudigt en versnelt het documentenbeheer
AI-document automatisering is in wezen de combinatie van AI en documentbeheer of -verwerking. Laten we het zo zien: u zwoegt met de handmatige verwerking van uw documenten en de AI vraagt: “Waarom zou u zichzelf stressen als ik kan helpen?”
En u zegt: “Ben je zeker dat je kunt helpen? Oké, probeer het maar!” Zo neemt de KI het proces over en heeft daarvoor slechts een fractie van de tijd nodig die u normaal zou besteden. Kortom: KI-documentautomatisering is de integratie van KI in de documentverwerking om deze te optimaliseren.
3- AI document automatisering volgt een patroon
AI-ondersteunde documentverwerking, wordt ook wel intelligente documentverwerking genoemd, en ze werkt als volgt:
Informatie verzamelen
Met behulp van technologieën zoals beeldverwerking, optische tekenherkenning (OCR) en scannen verzamelt AI documentgegevens. Het document wordt vervolgens gedigitaliseerd voor eenvoudige analyse en verwerking.
Informatie ophalen
AI gebruikt machine learning-algoritmen om belangrijke gegevens uit documenten te halen. Zodra deze gegevens zijn geëxtraheerd, worden ze gevalideerd, gestructureerd en gesynchroniseerd met het betreffende systeem of de toepassing.
Gegevensanalyse met natuurlijke taalverwerking (Natural Language Processing, NLP)
De kunstmatige intelligentie moet de geëxtraheerde gegevens begrijpen, dus gebruikt ze zogenaamde natuurlijke taalverwerking (NLP). NLP stelt computers in staat tekst en gesproken taal te begrijpen, net zoals mensen dat doen. Met NLP kan AI gegevens begrijpen en analyseren.
Leren en optimaliseren
Na de gegevensanalyse gebruikt AI machine learning-algoritmen om te leren en te optimaliseren. Deze algoritmen kunnen taken uitvoeren zoals clustering, classificatie en voorspellingen. Uiteindelijk wordt het werkproces van documentverwerking beter en efficiënter.
Gegevensverificatie
AI valideert vervolgens de geëxtraheerde gegevens om te bepalen of ze volledig en correct zijn. Hiervoor zoekt het naar inconsistente informatie, ontbrekende gegevens en andere soorten fouten.
Gegevensharmonisatie
Vervolgens formatteert AI de gegevens en uploadt deze naar het betreffende systeem of de toepassing.
Gegevensbeveiliging
Tot slot beveiligt AI de door haar verwerkte gegevens. Dit gebeurt door het implementeren van beveiligingsprotocollen om de vertrouwelijke informatie in de documenten te beschermen. Deze protocollen omvatten gegevensversleuteling, toegangsbeperkingen en zorgvuldige monitoring van potentiële beveiligingsinbreuken.
4 – U kunt AI praktisch gebruiken voor de gehele documentcreatie
Bij uw dagelijkse activiteiten op de werkplek maakt u verschillende documenten aan. In plaats van deze documenten helemaal opnieuw te maken, kunt u AI-gemaakte inhoud gebruiken. Hier zijn enkele manieren waarop u AI kunt gebruiken bij het maken van officiële documenten:
Generator voor sollicitatiebrieven
In plaats van een algemene tekst voor een sollicitatiebrief te maken, kunt u met AI een op maat gemaakte tekst maken. U ontvangt binnen enkele seconden individuele inhoud met een persoonlijk tintje.
Generator voor ontslagbrieven
Een AI-generator voor ontslagbrieven bespaart tijd. In plaats van u af te vragen wat er in de brief moet staan, kunt u AI gebruiken om een op maat gemaakt document te maken. Het enige wat u hoeft te doen is de omstandigheden van uw vertrek en andere benodigde informatie in de AI-tool in te voeren. In enkele seconden heeft u een definitieve tekst die eruitziet alsof u deze zelf heeft geschreven.
Factuurgenerator
Het opstellen van facturen voor uw klanten was nog nooit zo eenvoudig. Met AI kunt u unieke en specifieke facturen maken voor verschillende klanten.
Generator voor geheimhoudingsovereenkomsten (Non-Disclosure Agreement, NDA)
Geheimhoudingsovereenkomsten (NDA’s) zijn documenten die nodig zijn voor een goede uitvoering van projecten. Het schrijven van zo’n overeenkomst kan echter uren kosten en veel denkwerk vergen. AI maakt dit eenvoudig en snel. In enkele minuten maakt u NDA’s en bespaart u tijd en energie voor andere belangrijke taken.
Checklist: Welke documenten u moet automatiseren:
Download nu gratis!
5- Een goede AI-tool voor document automatisering moet bepaalde functies hebben
Er zijn veel AI-documentbeheersystemen op de markt. De meeste van hen doen hun werk. Om echter te garanderen dat u het best mogelijke systeem krijgt, moet u letten op deze functies:
- Eenvoudige instelling van documentworkflows
- Documentmarkering
- Eenvoudige integratie in bestaande systemen
- Efficiënt en veilig documentinvoerproces
- Realtime inzichten
- Adequate training en ondersteuning
6 – AI document automatisering biedt onweerstaanbare voordelen
Het is niet slim om tijd, geld en arbeidskracht te besteden aan iets dat met behulp van AI in enkele seconden en met grotere nauwkeurigheid kan worden gedaan. Daarom probeert iedereen kunstmatige intelligentie zo veel mogelijk te benutten. De voordelen liggen voor de hand:
Hogere efficiëntie
AI helpt u tijdrovende en arbeidsintensieve taken in enkele seconden te voltooien. Dit maakt u efficiënter en productiever, omdat u de bespaarde tijd en moeite kunt investeren in andere waardevolle bedrijfsonderdelen.
Kostenbesparing
AI neemt vandaag de dag veel taken over die vroeger door mensen werden uitgevoerd. Dit betekent dat de tijd die nodig is om bepaalde taken uit te voeren door kunstmatige intelligentie wordt verminderd. U betaalt dus voor minder arbeidsuren.
Verbeterde precisie
De handmatige verwerking van documenten is foutgevoelig. Daarom moeten documenten steeds opnieuw worden gecontroleerd. Met AI daarentegen zijn fouten minimaal of zelfs afwezig.
Verbeterde data-analyse
Wanneer u uw documenten handmatig verwerkt, kunt u slechts een beperkte hoeveelheid informatie extraheren of analyseren. Met AI daarentegen kunt u een enorme hoeveelheid gegevens ophalen en analyseren. Dit maakt het gemakkelijker om patronen en inzichten te ontdekken die nuttig zijn voor zakelijke beslissingen.
Betere klantbeleving
Het optimaliseren van uw documentprocessen heeft invloed op elk aspect van uw bedrijf, inclusief de klantenservice en klantencommunicatie. AI verbetert uw efficiëntie en stelt u in staat om betere producten en diensten aan uw klanten aan te bieden. Dit verhoogt de tevredenheid en klantenbinding.
Verhoog uw efficiëntie met AI document automatisering
In de huidige zakenwereld draait het om drie dingen: snelheid, gemak en efficiëntie. Als u niet in staat bent om deze drie gebieden te bevredigen, loopt u al snel achter. Wanneer u deze diensten aan uw klanten belooft, moet u veel presteren en alle hulp gebruiken die u kunt krijgen.
Kunstmatige intelligentie heeft de antwoorden. Met AI document automatisering kunt u uw documentprocessen optimaliseren en uw efficiëntie verbeteren, tijd en geld besparen, nauwkeurigheid verhogen en de data-analyse optimaliseren. Dit is de upgrade die u nodig heeft om een concurrentievoordeel te behalen in een complexe en snel veranderende wereld.