Auteur: Priyanka Damwani
Documentbeheersystemen zou je de digitale equivalent van het printen en archiveren kunnen noemen. Waarom zijn ze in grote bedrijven onmisbaar? Denk maar eens aan de hoeveelheid documenten die elke dag worden gemaakt door jouw bedrijf en overweeg de administratieve uitdaging om al die gegevens georganiseerd te houden en daarbij direct beschikbaar te maken. Wanneer dit via een Document Management System, DMS wordt gedaan, wordt het eenvoudig en wordt de informatie toegankelijk voor iedereen.
Maar wat maakt het verschil tussen een kwalitatief goed DMS en een systeem dat je zou moeten vermijden? We hebben de meest gewaardeerde functies van een DMS op een rijtje gezet en in deze blog beschreven.
Wat is een Document Management Systeem?
Een DMS is een digitale opslagplaats, meestal apart aangeschafte software of een op abonnementen gebaseerd softwareplatform, dat documenten catalogiseert en opslaat. Sommige zijn op zichzelf staande tools die specifieke functionaliteiten bieden die jouw bedrijf nodig heeft, terwijl andere deel kunnen uitmaken van een breder pakket met functies. Dit kan weer handig zijn voor kleinere bedrijven, waar een groter aantal functies kosteneffectiever kan zijn.
Er is geen limiet aan het type online documenten dat kan worden opgeslagen, wat het ongelooflijk veelzijdig maakt. Daarnaast zullen de meeste grote organisaties eigen opslagvolumes of flexibele opslagopties hebben om schaalbaarheid mogelijk te maken naarmate het bedrijf groeit. Door principes van datawarehousing te integreren, kunnen bedrijven de opslag en het ophalen van grote hoeveelheden informatie optimaliseren, waardoor rijke data-analyse mogelijk wordt om zakelijke plannen verder te ondersteunen.
Voordelen van een DMS
Investeren in een goed DMS voor je bedrijf is essentieel voor elke groeiende onderneming om consistentie en verantwoording te behouden voor de groeiende informatiestapel. Enkele van de belangrijkste voordelen van het gebruik van een DMS als oplossing voor informatiebeheer zijn:
- Kosteneffectieve opslag: Hoewel er kosten zijn verbonden aan het aanschaffen of abonneren op een modern documentbeheersysteem, kan de tijd die je bedrijf terugwint niet worden onderschat.
- Schaalbaarheid: Naarmate je bedrijf groeit, is het belangrijk om permanent je technologieportfolio te monitoren en ervoor te zorgen dat het de ambities van de organisatie ondersteunt. Aangezien hoogwaardige document management systemen alleen beperkt worden door de beschikbare opslagruimte die aan hen wordt toegewezen, zullen veel aanbieders de mogelijkheid bieden om op aanvraag de opslagvereisten aan te passen om de opslagbehoefte te ondersteunen.
- Aanpasbaar gedrag: Omdat een DMS werkt via regelgebaseerde geautomatiseerde archivering van documenten, heb je een grote keuzevrijheid in hoe je je DMS-omgeving aanpast. Ongeacht hoe je je DMS wilt gebruiken en je documenthiërarchie wilt structureren, zullen moderne platforms zich hieraan aanpassen.
- Papierloze omgeving: Naarmate bedrijven overgaan naar een volledig digitale omgeving, is een DMS het kloppende hart van een dergelijke inspanning. Door al je documenten en bestanden in één digitale locatie te plaatsen die toegankelijk is voor je team (of ze nu op afstand werken of op locatie) profiteer je van een groenere manier van werken en verminder je het papierverbruik aanzienlijk.
Belangrijke functies van een DMS
Elk DMS zal een scala aan unieke functies bevatten om klanten te verleiden en de felle concurrentie te overtreffen. Veel functies zullen bij het gros van de aanbieders standaard zijn. Zo zal bijvoorbeeld elk DMS in staat zijn om belangrijke gegevens op te slaan, zoals klantgegevens, voor gebruikers van een online telefoondienst, maar niet elk DMS zal vanuit de cloud werken.
De behoeften van ieder bedrijf zijn verschillend, dus sommige van de functies die we beschrijven kunnen voor jou waardevoller zijn dan andere functies. Het is belangrijk om te benadrukken wat belangrijk kan zijn voor jouw bedrijfsactiviteiten en een DMS te zoeken dat aan die behoeften voldoet.
Zoekfunctie
Een krachtige zoekfunctie is een integrale pijler van ieder kwalitatief DMS. Bedrijven die snel bewegen hebben direct en snel toegang tot bestanden nodig. Het belangrijk om de zoekfunctie te testen als providers een proefperiode van hun software aanbieden. Meet de snelheid en nauwkeurigheid van verschillende soorten zoekopdrachten, aangezien verloren tijd in afwachting van het doorzoeken van databases zich vertaalt in zakelijke kosten die je niet wilt dragen.
Houd er rekening mee dat effectieve zoekfunctionaliteit afhankelijk zal zijn van effectief beheer van documentmetadata en categorisatiefuncties (zie hieronder).
Documentcategorisatie functies
De meeste document management systemen vertrouwen op tagging, rating en verschillende categorisatietechnieken om gedetailleerd beheer van documenten mogelijk te maken. Deze informatie, wanneer gekoppeld aan een document, zorgt voor een effectieve bestandshiërarchie. Met vele zoekopties op categorieën of bestandstypen en met filtering op leeftijd, auteur, onderwerp etc.
De mogelijkheid om je gegevens logisch te structureren, vaak autonoom door het gebruik van op regels gebaseerde tagging, kan je bedrijf enorme hoeveelheden administratieve last en tijd besparen. Het kan ook helpen om een consistent proces te waarborgen voor de opslag van documenten.
Cloudtoegang
Voor moderne bedrijven die wereldwijd opereren met werknemers die remote werken is een DMS met cloudtoegang absoluut noodzakelijk. Documenten moeten voor iedereen overal en altijd gemakkelijk toegankelijk zijn.
De extra flexibiliteit die voor een team ontstaat als men wereldwijd documenten kan benaderen, werpt zijn vruchten af als de organisatie internationaal opereert. Terwijl je mogelijk meerdere domeinen nodig hebt om in het buitenland te opereren, heb je nu slechts één DMS-systeem nodig.
Gebruikersrechten
Naast gebruikersaccounts zal een functie voor gebruikersrechten een veel verfijnder systeem van documentbeheer mogelijk maken. De mogelijkheid om documentensilo’s te creëren, op basis van teams of senioriteit, zal de beveiliging van uiterst gevoelige informatie verbeteren en de ervaring van individuele werknemers binnen het DMS stroomlijnen, aangezien zij alleen toegang hebben tot documenten die relevant zijn voor hun functie.
Complicaties kunnen eveneens ontstaan als gevolg van gebruikersprofielen. Bijvoorbeeld, als een teamlid toegang nodig heeft tot een document dat buiten zijn/haar functieprofiel valt – en men dus geen toegang heeft – dan zal diegene een andere teamlid nodig hebben om toegang te krijgen tot het bewuste document. Het wordt aanbevolen om populaire samenwerkingstools te gebruiken om dit te beperken zodat het werken in meerdere teams eenvoudiger en effectiever wordt.
Documentgeschiedenis
Wanneer er een conflict is over een kwestie of vraag met betrekking tot een document, zullen functies voor versiegeschiedenis een redder in nood zijn. Het DMS registreert wijzigingen die zijn aangebracht in een document, Hierdoor kunnen gebruikers altijd teruggrijpen naar vorige versies van het bewuste document.
Vind jouw perfecte DMS
Het kiezen van het DMS voor jouw bedrijf is geen eenvoudige taak. Onderzoek welke functies en functies voor jouw team het belangrijkst zijn, voordat je met de selectieprocedure start. Geen enkel bedrijf is gelijk, dat is zeker, en de keuze die je maakt heeft invloed op de werkwijze van ieder individu in de organisatie. Wees grondig en geduldig in je voorbereiding en in je onderzoek, en maak de overstap pas wanneer testen hebben uitgewezen dat de applicatie voor jullie de juiste is.
De meeste DMS Systemen zullen legacy-platforms ondersteunen en je helpen bij de overstap naar hun platform, maar zorg ervoor dat je de stappen uiteenzet die nodig zijn om de thans opgeslagen documenten naar de nieuwe oplossing over te zetten.
Succes!